Registro Antiriciclaggio della Clientela: Obblighi e Sanzioni


Il decreto legislativo n. 231/2007 prevedeva l’obbligo di istituzione del registro antiriciclaggio (registro della clientela) in capo a determinate categorie di professionisti: essenzialmente dottori commercialisti, CED, CAF, notai, avvocati, revisori contabili, agenti immobiliari e società di recupero crediti.

Cos’è il registro della clientela ai fini antiriciclaggio?

Lo stesso decreto definiva il registro della clientela come “un registro cartaceo nel quale sono conservati i dati identificativi” dei clienti, quali il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone giuridiche, la partita IVA, “acquisiti nell’adempimento dell’obbligo di identificazione”.

In realtà, in capo ai predetti professionisti (soggetti iscritti nell’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili e nell’albo dei consulenti del lavoro; centri elaborazione dati, CAF e patronati; notai e avvocati, società fiduciarie, revisori contabili, agenti immobiliari e società di recupero crediti) sussisteva l’obbligo primario di istituire un “archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici”, mentre il registro antiriciclaggio della clientela cartaceo costituisce un alternativa al primo.

Il decreto legislativo n. 231/2007 stabiliva espressamente all’art. 38 che “In alternativa all’archivio (unico informatico), i soggetti […] possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione, nonché gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente”.

Ecco un registro cartaceo ai fini antiriciclaggio che i professionisti possono scaricare gratuitamente:

Registro della Clientela a fini antiriciclaggio

Esempio di registro antiriciclaggio:

registro antiriciclaggio della clientela

Modalità di tenuta del Registro Antiriciclaggio

Per quanto riguarda le modalità di tenuta del registro antiriciclaggio cartaceo, il d.lgs. 231/2007 sancisce che Il registro della clientela deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.

Termini per effettuare le registrazioni antiriciclaggio

Per quanto concerne i termini per effettuare le dovute registrazioni sul registro antiriciclaggio, il decreto 231 prevede che i soggetti obbligati devono registrare tempestivamente i dati della clientela, e comunque entro trenta giorni dall’accettazione dell’incarico professionale, per non incorrere in sanzioni amministrative antiriciclaggio.

Va evidenziato che l’obbligo di registrazione dei dati della clientela sul libro antiriciclaggio cartaceo non si esaurisce quando il professionista (o altro soggetto obbligato) effettua la registrazione del dati del cliente al momento (o comunque entro 30 giorni) dall’accettazione dell’incarico.

Esiste infatti l’obbligo di aggiornare le informazioni sul registro, ogniqualvolta il professionista abbia la conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale.

Quali informazioni devono essere registrate oltre ai dati del cliente?

Oltre ai dati del cliente o del titolare effettivo, devono essere registrate due tipologie differenti di informazioni, a seconda che l’operazione compiuta del cliente:

– sia posta in essere nell’ambito di un rapporto continuativo o una prestazione professionale;

– sia di importo effettivo pari o superiore a 15.000 euro.

In particolare, sul registro della clientela ai fini dell’antiriciclaggio si devono registrare:

1) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale:

– la data di instaurazione;

– i dati identificativi del cliente e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto;

2) con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, anche realizzata mediante micro-operazioni poste in essere per frazionare l’operazione principale:

– la data;

– la causale;

– l’importo;

– la tipologia dell’operazione;

– i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera.

 

Qual è lo scopo delle registrazioni?

La ratio del decreto legislativo n. 231/2001 è quella di rendere più efficace la lotta al riciclaggio di denaro e proventi illeciti, nonché per contrastare il finanziamento del terrorismo, imponendo ai professionisti e agli altri soggetti obbligati una “collaborazione attiva” con le autorità.

Pertanto, è previsto dal decreto 231 che i professionisti e gli altri soggetti obbligati, devono conservare i documenti e registrare le informazioni che hanno acquisito per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela affinché questi dati possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi altra Autorità competente.

Tra l’altro, al fine di rendere l’azione di contrasto al riciclaggio più incisiva, è previsto l’obbligo di rendere disponibili alle autorità  i dati e le informazioni registrati sul registro cartaceo antiriciclaggio  o sull’archivio informatico antiriciclaggio entro tre giorni dalla richiesta.

 Quali sono i tempi di conservazione dei registri antiriciclaggio?

Le informazioni registrate, unitamente ai relativi registri antiriciclaggio, devono essere conservati per 10 anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale, per non incorrere in eventuali sanzioni amministrative.

L’obbligo di conservazione delle registrazioni sussiste  per un arco temporale molto esteso (10 anni), proprio perché le medesime informazioni registrate potrebbero essere richieste dall’autorità giudiziaria o dalle forze di polizia, per essere utilizzate a fini investigativi o quale elemento di prova, rispettivamente, nelle indagini e/o nei processi penali relativi ali delitti di ricettazione, riciclaggio, reimpiego di proventi illeciti e altre tipologie di delitti economico-finanziari.

Si ricordi tra l’altro che il delitto di riciclaggio previsto dall’art. 648 bis del codice penale si prescrive in 12 anni. Pertanto, l’arco temporale di 10 anni relativo all’obbligo di registrazione appare giustificato in ragione del predetto termine di prescrizione.

Quali sono le sanzioni relative alla violazioni degli obblighi di registrazione?

Le sanzioni amministrative previste a presidio degli obblighi documentali stabili dal d.lgs. 231/2007 sono alquanto pesanti.

In caso di omessa istituzione del registro antiriciclaggio cartaceo il D.lgs. 231/07 prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da € 5.000 a € 50.000.

La tardiva, omessa o incompleta compilazione  del registro antiriciclaggio cartaceo, comporta invece una sanzione amministrativa pecuniaria da € 5.000 a € 30.000.

CONCLUSIONI

Gli obblighi documentali ( e non solo di tipo documentale) imposti dal Decreto lgs. 231/07 in capo a Commercialisti, Avvocati, Revisori, Consulenti del Lavoro, CED, Notai, Agenti Immobiliari e Società di Recupero Crediti, relativi all’istituzione e alla corretta tenuta e compilazione del registro antiriciclaggio della clientela, non devono essere trascurati, in quanto s’incorre nel rischio di essere sanzionati con pene salatissime, che possono creare un vulnus all’attività economica.

Pertanto, chi non è in regola al 100% con la normativa antiriciclaggio deve adeguarsi quanto prima, commissionando a specifiche società di consulenza verifiche antiriciclaggio periodiche.

 

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