Titolare Effettivo ai fini Antiriciclaggio: Procedura di Identificazione ex 231/2007

Quest’articolo rappresenta una guida circa le procedure di identificazione del titolare effettivo (beneficial owner) di un cliente (società, fiduciaria, trust o fondazione) che richiede al professionista l’esecuzione di un’operazione o prestazione professionale.

Prima di verificare la corretta procedura per accertare l’identità del c.d. titolare effettivo, è preventivamente necessario delineare l’ambito di significato di tale locuzione.

Definizione di titolare effettivo

 Ai sensi della normativa antiriciclaggio dettata dal decreto 231, il titolare effettivo è:

  • la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza possiedono o controllano il cliente;
  • la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività;
  • la persona fisica beneficiaria della predetta operazione o attività.

 

Imparare ad identificare la figura del titolare effettivo è di fondamentale importanza per rispettare gli obblighi antiriciclaggio ed evitare di essere sottoposti a sanzioni.

Difatti, i soggetti sottoposti agli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio ai sensi del decreto legislativo 231 del 2007 devono, tra l’altro, identificare il titolare effettivo (beneficial owner) del rapporto. La violazione del predetto obbligo di identificazione del t.e. è punita con una sanzione di tipo penale, quale la multa da Euro 2.660 ad Euro 13.000.

 

Procedura di identificazione del titolare effettivo

Dalla definizione di titolare effettivo appare evidente come lo stesso sia sempre una persona fisica e mai una persona giuridica o società.

Specificamente, la normativa in materia di antiriciclaggio prevede espressamente che il t.e. sia la persona fisica che esercita il controllo, abbia commissionato l’operazione o ne sia il beneficiario.

Per applicare correttamente la normativa è quindi necessario capire cosa deve intendersi per controllo.

Secondo l’allegato tecnico al decreto 231, la percentuale di controllo necessaria affinché una persona fisica possa essere qualificata come titolare effettivo di una società, corrisponde al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale.

Tra l’alto, allo stesso modo vi è controllo, rilevante ai fini della qualificazione di titolare effettivo, se la persona fisica o le persone fisiche esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un’entità giuridica.

 

Esempio titolare effettivo s.a.s.:

 La società “Alfa s.a.s.” ha come socio accomandatario il sig. Rossi Mario per una quota del 26% e come socio accomandante il sig. Bianchi Luigi per la quota restante del 74%.

I soci decidono di cedere le quote societarie di Alfa s.a.s. a terzi. All’atto della cessione il notaio sarà obbligato ad identificare il titolare effettivo del rapporto, procedendo con l’identificazione distinta di entrambi i soci (titolari effettivi), avendo gli stessi una quota di partecipazione al capitale societario corrispondente quanto meno al 25%+1.

I dati relativi ai clienti e ai titolari effettivi devono essere annotati sull’apposito registro della clientela, che il notaio, unitamente agli altri professionisti obbligati ai sensi del decreto 231, ha l’obbligo di istituire e utilizzare.

Come verrà meglio innanzi precisato, l’obbligo di identificare il “beneficial owner” del rapporto sussiste solo quando sussiste l’obbligo di adeguata verifica della clientela

 

 Titolare effettivo fiduciaria, trust e fondazioni

 Qualora il cliente sia una società fiduciaria, deve essere identificata ai fini antiriciclaggio sia la società fiduciaria (ed il suo delegato), sia il cliente per conto del quale la fiduciaria opera.

A stabilirlo è la nota del 9 aprile 2009 n. 29165 del il Ministero dell’Economia e delle Finanze laddove prevede l’obbligo di adeguata verifica della clientela deve essere adempiuto sia nei confronti della società fiduciaria, sia nei confronti del fiduciante quale titolare effettivo

Nel caso di trust e fondazioni, devono invece essere identificati in qualità di titolare effettivo, ai sensi dell’art. 2 dell’allegato tecnico al decreto 231:
1) la persona fisica o le persone fisiche beneficiarie del 25 per cento o più del patrimonio di un’entità giuridica, se i futuri beneficiari sono già stati determinati;
2) la categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o agisce l’entità giuridica, se le persone che beneficiano dell’entità giuridica non sono ancora state determinate;
3) la persona fisica o le persone fisiche che esercitano un controllo sul 25 per cento o più del patrimonio di un’entità giuridica..

 

 Momento di identificazione del titolare effettivo

Sotto il profilo temporale, il titolare effettivo va identificato contestualmente all’identificazione del cliente; per la sua identificazione non è necessaria la presenza fisica dello stesso presso lo studio del professionista obbligato.

Ciò che è invece necessario per il compimento dell’operazione, dell’attività o per l’accettazione dell’incarico professionale, è la circostanza che il professionista abbia la possibilità di conoscere il proprio cliente – sussistono obblighi di adeguata verifica del cliente in ottemperanza al principio know your customer –  e valutare il livello di rischio connesso all’operazione richiesta dallo stesso.

 

Modalità di verifica dell’identità del titolare effettivo

Per verificare l’identità del titolare effettivo il professionista può avvalersi dei dati, delle notizie e delle informazioni risultanti dalla consultazione di pubblici registri, come il Registro delle Imprese, e/o richiedere una dichiarazione scritta al cliente, contenente l’indicazione del titolare effettivo, ovvero individuarlo attraverso la valutazione dei documenti e delle informazioni acquisite in altro modo.

Tra l’alto, per accertare l’identità del titolare effettivo non si può escludere il ricorso a fonti aperte (esempio: internet).

Con riferimento ad una persona giuridica, tuttavia, l’accertamento dell’identità del titolare effettivo può rendersi alquanto ardua, soprattutto nel caso in cui il titolare effettivo eserciti un controllo attraverso società interposte.

In tal evenienza, sarà necessario risalire alla figura del titolare effettivo attraverso un’indagine a ritroso, individuando il titolare effettivo dell’ente controllante.

Laddove non sia possibile risalire alla figura del titolare effettivo nonché l’ultimo beneficiario di una persona giuridica, ovvero laddove non risulti esistere alcun soggetto capace di esercitare un controllo qualificato sulla società cliente, il professionista dovrà assumere le opportune informazioni sull’identità del titolare effettivo direttamente dal cliente.

Nel caso in cui le predette informazioni siano valutate come non sufficienti e/o carenti, al fine di osservare gli obblighi antiriciclaggio, il professionista deve astenersi dal compimento dell’operazione richiesta (producendo un’apposita dichiarazione di astensione) e, ove ricorrano concreti profili di rischio, segnalare l’operazione all’Unità di Informazione finanziaria (UIF), istituita presso la Banca d’Italia.

Per agevolare l’identificazione dell’identità del titolare effettivo, alcune società specializzate hanno reso disponibili, a titolo oneroso, i propri software e/o banche dati.

Una delle principali società che offre tali tipologie di servizi circa la ricerca del proprietario/controllante effettivo delle quote societarie è Bureau Van Dijk.

BvD grazie all’integrazione delle informazioni economico finanziarie provenienti dai principali information provider internazionali, è in grado di fornire uno specifico database per l’identificazione immediata delle relazioni tra le aziende e per effettuare ricerche approfondite sulle singole aziende, i direttori e i manager al fine di monitorarne il rispetto delle normative antiriciclaggio.

Utilizzando tali banche dati, si rende alquanto semplice per il professionista procedere all’identificazione dell’ultimo beneficiario e del titolare effettivo delle aziende italiane ed estere le rispettive partecipazioni di controllo.

 

 

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