Registrazione antiriciclaggio: come fare?


Il presente articolo spiega come effettuare una registrazione antiriciclaggio, per annotare i dati dei clienti e dell’operazione.

I soggetti obbligati dal decreto 231 (banche, professionisti, operatori non finanziari, ecc.), così come aggiornato col recepimento della quarta direttiva antiriciclaggio, hanno obblighi di registrazione e conservazione dei dati.

La registrazione antiriciclaggio, insieme agli obblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione di operazioni sospette, è uno degli obblighi principali  per assicurare da parte del soggetto obbligato la collaborazione nel contrasto al riciclaggio di denaro sporco e al finanziamento delle attività terroristiche.

Il decreto che ha recepito IV direttiva antiriciclaggio in Italia ha semplificato gli obblighi di registrazione, rendendoli più snelli.

Ha infatti espunto dalla normativa antiriciclaggio di cui al d.lgs. 231/2007, il Capo denominato “Obblighi di registrazione”: artt. da 36 a 40. Le nuove norme all’art. 36 disciplinano l’adempimento degli obblighi di segnalazione delle operazioni sospette.

Le indicazioni per capire come si registrano i dati ai fini dell’antiriciclaggio, sono invece contente nell’art. 32 “obblighi di conservazione” (CAPO II).

Come si effettua la registrazione antiriciclaggio?

Per effettuare la registrazione antiriciclaggio va utilizzato, alternativamente:

Per adempiere l’obbligo di registrare i dati della clientela e delle relative operazioni, il registro non può essere tenuto mediante l’uso di fogli mobili, ma deve essere opportunamente rilegato.

Il registro, tra l’altro, deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione della firma. Inoltre, deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.

Specificamente, ai sensi del d.lgs. 231/2007, le modalità di conservazione del registro devono garantire:

– l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;

– la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.

Nei casi di inosservanza delle prescritte disposizioni, si rischia una specifica sanzione amministrativa che vedremo più avanti.

Dati da registrare

La registrazione deve quantomeno riportare:

  • la data di instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
  • i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
  • la data, l’importo e la causale dell’operazione;
  • i mezzi di pagamento utilizzati.

Ecco un esempio di registrazione antiriciclaggio.

registrazione antiriciclaggio

Oltre all’obbligo di registrare i dati, sussiste l’obbligo fondamentale di conservare i documenti utilizzati per l’adeguata verifica del cliente del titolare effettivo.

Siffatti documenti sono: copie documenti identità, passaporto, copie deleghe e procure, copie atti costitutivi e statuti e altri atti notarili, visure camerali, mezzi di pagamento e atti pubblici.

I dati registrati e i documenti devono essere conservati per un periodo di 10 anni dalla fine del rapporto continuativo o dalla prestazione professionale.

Termini per la registrazione

Il soggetto obbligato dal decreto 231, quale avvocato, commercialista, notaio, agente immobiliare, ecc.. deve garantire la tempestiva acquisizione dei dati da registrare e dei documenti da conservare.

Il termine entro cui la registrazione e la conservazione si considerano tempestive è fissato in 30 giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Anche questo adempimento risulta importantissimo, in quanto ai fni sanzionatori, la registrazione antiriciclaggio tardiva è equiparata all’omessa registrazione e conservazione dei dati dei documenti.

Inosservanza agli obblighi di registrazione antiriciclaggio

Ai soggetti obbligati che non effettuano, in tutto o in parte, la conservazione dei dati, dei documenti e delle informazioni ivi previsti o la effettuano tardivamente si applica la sanzione amministrativa pecuniaria pari a 2.000 euro.

Tuttavia, nelle ipotesi di violazioni gravi, ripetute o sistematiche ovvero plurime, si applica la sanzione amministrativa pecuniaria da 2.500 euro a 50.000 euro.

Non si deve affatto pensare che perpetrare una serie di violazioni ripetute o sistematiche sia una circostanza alquanto improbabile.

Nei casi di omessa istituzione del registro della clientela, ad esempio,  non è possibile provvedere alle registrazioni dei dati dei clienti, cosicché ciascuna omissione costituirà una violazione a sé stante.

La sanzione amministrativa è irrogata dal Ministero dell’Economia e delle Finanza, a seguito all’instaurazione di uno specifico procedimento sanzionatorio antiriciclaggio.

Come si è ben potuto apprendere dalla lettura del presente articolo, considerata l’entità delle violazioni, conviene non sottovalutare gli obblighi di registrazione ai fini antiriciclaggio.

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